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Enterprise Application 中小企業資訊系統建置系列(四)群組軟體 eGroupware

中小企業資訊系統建置系列(四)群組軟體 eGroupware

隨著各種資訊系統的成熟以及多元化,企業對資訊系統的依賴也日益增加。不過大部分的企業在建置企業內部整體的資訊架構時,很難在初期就想的很清楚,總是在一套接著一套購買以及開發後,突然間發現內部的系統已經盤根錯節,很難有單一的介面去管理。 而衍生出來的問題,如使用者單一的登入介面 (SSO:Single Sign On)、系統之間資料的交換或同步、使用者權限的控管問題..等。所以如果您有機會去接觸一些資訊系統較多的企業,通常的解決方案為,將所有的系統利用單 一的介面如員工入口網站,將所有的系統連結。而這樣的方式,並沒有實際的解決上述的問題,要解決這樣的問題,需要建立起一個協同作業的環境,而需要的資訊 軟體,一般我們稱之為群組軟體。今天筆者要分享的是開放原碼群組軟體的佼佼者-eGroupware。

eGroupware 軟體主要解決幾個主要常見的問題:

 

  1. 提供多元化的協同作業下的應用程式,包括:
    行事曆、檔案分享、討論區、新聞發佈、網站建立、電子郵件管理、工作流程、專案管理、線上聊 天、知識管理…等 20 幾套不同種類的軟體。而這些不同種類的應用程式之間,彼此的資料,又可以相互的應用。對於一般企業的需求已經相當的足夠。如果需要在 eGroupware下,建立其他的應用程式,只要依循其本身的設計架構,便可以很容易 Plug-In 到eGroupware 的使用環境。
  2. 解決權限的控管問題:
    當企業內部的資訊系統愈來愈多,首見問題便是,誰可以使用哪些的系統。eGroupwre 有非常好的權限控管機制,它可以選擇以群組或個人的方式,賦予使用者的使用權限。而值得一提的是,它的權限的控管部分,在某些的應用程式裡,甚至可以控管到資料的部份,相當的 難得。
  3. 使用者單一登入:
    新版的 eGroupware 除了原本的 LDAP 的認證及 e-mail 帳號的認證外,還提供與 Microsoft Active Directory 的認證,已經相當符合一般企業的需要。如果您新開發的程式,是依循 eGroupware 的架構,那認證及系統權限控管的問題,便可以交給 eGroupware 控管。
即將 release 的 Groupware 1.2 提供工作流程的應用,企業可以做一些表單流程設計或是簡單的線上簽核。另外,如果企業為 MSN 所苦惱,新版的 eGroupware 提供線上聊天的功能 (Chatty), 將交談的對象局限在系統的使用者之下。其他諸如多國語言、使用者介面等,eGroupware 已經發展的相當的成熟完善。

而在實際導入系統時,所面臨的問題大多不會是在系統本身,而會是在使用者的使用習慣及接受度上。筆者的建議是,將幾個一般使用者非使用的功能,先 放在系統上。或是調整公司內部某些的行政程序,例如、將公司的公告放於其上,就是一種不錯的選擇。讓使用者有非用不可的理由,是群組軟體導入成功的關鍵。

(本篇文章由百加資通公司提供,不代表鑄造場電子報立場。)

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